Etkinlik çekimi teklifi için nasıl brief hazırlanır?
'Etkinliğimizi çektirmek istiyoruz' doğru bir başlangıçtır; fakat tam kayıt, kısa etkinlik filmi ve sosyal medya videosu farklı hazırlıklar gerektirir. Kısa bir brief, tekliflerin aynı işi kapsayıp kapsamadığını görmenizi ve sonradan eklenen ihtiyaçları azaltmanızı sağlar. Bu rehber, kurum ve ajans ekiplerinin ilk görüşmeye hazırlanması içindir.
Önce videonun kullanımını anlatın
İçerik kurum içi arşivde mi tutulacak, web sitesinde mi yayınlanacak, sosyal medyada mı kullanılacak? Tam konuşma kaydı, etkinlik özeti, yönetici röportajı ve kısa dikey videoları ayrı çıktı olarak düşünün. Varsa örnek bir anlatım veya beğendiğiniz kurgu yaklaşımını paylaşın; örnek videodaki müzik, görüntü ve hakların yeni iş için ayrıca değerlendirilmesi gerekir.
Çekim gününü görünür kılın
Tarih ve adresin yanına çekimin başlayacağı ve biteceği saatleri, kurulum erişimini ve program akışını ekleyin. Eş zamanlı salonlar, sahne konuşmaları, röportaj alanları ve kaçırılmaması gereken anları belirtin. Kamera yerleşimini etkileyebilecek seyirci düzenini, mevcut sahne/ışık/ses altyapısını ve mekânla iletişim kişisini paylaşın. Kamera sayısı bu ihtiyaçlarla birlikte belirlenmelidir.
Teslimleri tek tek yazın
'Bir etkinlik videosu' ifadesi yerine kaç video istediğinizi, yaklaşık kullanım süresini, yatay/dikey ihtiyaçlarını ve hedef yayın kanallarını belirtin. Altyazı, farklı dil, konuşmacı isimleri, kapak görseli ve kısa sürümler gerekiyorsa bunları da ekleyin. Ham görüntü, proje dosyası ve bitmiş video aynı teslim değildir; hangi dosyaların paylaşılacağını görüşün. İlk kurgu tarihi ile son onaylı teslim tarihini ayırın.
Onay ve değişiklik sürecini belirleyin
Kurum veya ajans tarafında geri bildirimleri birleştirecek kişiyi seçin. Teklifte revizyon kapsamı, ek sürüm, ek çekim ve programın uzaması gibi durumların nasıl ele alınacağını sorun. Mekân/katılımcı çekim izinlerinin ve marka materyallerinin kim tarafından sağlanacağını netleştirin. Ödeme ve satın alma sürecinizi erken paylaşmanız takvim ve teklif koşullarının birlikte değerlendirilmesini kolaylaştırır.
Kopyalayıp doldurabileceğiniz kısa brief
- Şirket / ajans:
- Etkinliğin amacı ve hedef izleyici:
- Tarih, mekân, kurulum erişimi:
- Program ve çekim saatleri:
- Eş zamanlı salon / röportaj ihtiyacı:
- İstenen videolar ve yayın kanalları:
- Yaklaşık süre, yatay/dikey, altyazı/dil ihtiyacı:
- Mevcut ses ve ışık altyapısı:
- İlk kurgu ve son teslim tarihi:
- Onayları birleştirecek kişi:
- Varsa bütçe aralığı ve satın alma/ödeme süreci:
Teklifleri karşılaştırırken
Toplam bedelin yanında ekip görevlerini, çalışma saatlerini, teslim adedini, kurgu/revizyon kapsamını, lojistiği ve KDV bilgisini karşılaştırın. Eksik başlıklara tahmini cevap yazmak yerine 'birlikte netleştirelim' diyebilirsiniz. Video hizmetinin kapsamını inceleyin · Projenizi Anlatın.
Teslimleri aynı başlıklarla karşılaştırın
Briefinizdeki her çıktı için aşağıdaki soruların yanıtını tekliflerde ayrı arayın.
| Karar alanı | Teklif öncesinde netleştirilecek soru |
|---|---|
| Tam kayıt | Oturumlar ve sunum sesi dahil mi? Çekim süresi, dosya bölümleri ve ham dosya koşulları nasıl yazılmış? |
| Özet film / röportaj | Seçilecek görüntü ve yanıtlar, bitmiş süre, müzik/görsel hakları ve destekleyici çekimler hangi kapsamda? |
| Sürümler ve revizyon | Yatay/dikey, altyazı/dil ve teslim adedi nedir? Geri bildirimi kim birleştirir; onay turu ile yeni çekim/ek sürüm nasıl ayrılır? |
Röportaj da isteniyorsa konuşmacı ve içerik hazırlığını briefinize ekleyin.